Lastenboek

Doel van een RFP

Een Request for Proposal (RFP) (of lastenboek) is een document dat door een bedrijf (de klant) wordt opgesteld voor de selectie van een partner voor de realisatie van uw project. Een RFP omschrijft uw eisen en wensen, het communiceert in duidelijke taal aan potentiële leveranciers, en het stelt u in staat om hun offertes te vergelijken en te beoordelen. Dus: het legt het proces vast hoe een bedrijf een leverancier kiest. 

Maar besef ook dat heel wat webdesign bedrijven het haten om te reageren op RFP’s en zullen weigeren om deel te nemen na het lezen van uw lastenboek. Dus, u kiest niet alleen een leverancier – je hoopt ook dat ze u kiezen. De RFP is ook een middel om potentiële leveranciers te overtuigen van uw project zodat ze de nodige moeite zullen doen om te antwoorden. 

Succesfactoren voor een website project

Het succes van een website hangt af van 3 factoren: 

  • Inhoud: blink uit in uw boodschap: 
    • Wat gaat u online publiceren? Wat is uw wervende boodschap? En uw Online Value Proposition? Is de informatie kwalitatief? Is het mogelijk om informatie te personaliseren naar de bezoeker? 
    • Zijn de nodige functionaliteiten aanwezig (informatie, klantenservice, e-commerce, integratie met andere systemen, …)? 
    • Zit uw off-page en on-page SEO goed? 
  • Gebruikerservaring en -beleving: 
    • Is de informatie-architectuur optimaal zodat bezoekers alles snel terugvinden en de structuur logisch is? 
    • Is de grafische uitwerking een weerspiegeling van uw merk? En spreekt de look & feel uw doelpubliek aan? Is uw website toegankelijk op alle platformen (mobile ready)?
    • Hosting: hoe snel is de website? En wat met beschikbaarheid? 
  • Promotie (=digitale marketing): een perfecte tekst met een prachtige user interface is mooi. Maar wat heb je eraan als je doelgroep je niet vindt? Digitale marketing verdient dus de nodige aandacht.
    • Welke kanalen gaat u gebruiken om uw website op de markt te brengen: sociale media, SEO, e-mailmarketing, …
    • Meten resultaten: hoe gaat u de bezoekers, de transacties (e-commerce) en gebruikerstevredenheid meten?

Selectiecriteria voor een websiteproject

Het succes van een ICT project valt of staat altijd met de klant, de implementatiepartner en de gebruikte technologie. 

  • Leverancier
    • Cultuur: is er een fit met u als klant? 
    • Sectorkennis (indien nodig): is voorkennis van uw sector belangrijk? Indien ja, heeft de leverancier de nodige kennis in huis? 
    • Wat is hun ideale klant: grootte onderneming, sector, budget? Bent u wel belangrijk genoeg als potentiële klant? Of is dit project een maatje te groot? 
    • Kwaliteit van het projectteam
    • Project tools voor communicatie
    • Kwaliteitshandboek, proces voor implementatie 
  • Klant
    • Cultuur
    • Projectteam
    • Domeinkennis (ICT, websites, digitale marketing)
  • Platform (technologie):
    • Onderhoudbaarheid
    • Toekomstgerichtheid
    • Moduleerbaarheid

RFP opbouw

Intro / Project Overzicht

In deze sectie moet u de essentiële informatie opnemen waarnaar leveranciers die de RFP ontvangen zullen zoeken om een ​​eerste beslissing te nemen of het project hun tijd waard is. Als u dit onderdeel goed krijgt, zullen waarschijnlijk meer leveranciers de rest van de RFP daadwerkelijk doorlezen.

Bedrijfsoverzicht

In deze sectie moet u uw bedrijf in één of twee alinea’s introduceren. U wilt lezers niet overspoelen met onnodige details, maar voldoende informatie opnemen zodat degenen die nog nooit van u hebben gehoord een idee krijgen van uw bedrijf: 

  • Bedrijfsnaam, adres, vestigingen
  • Kerncijfers: personeelsleden, omzet
  • Activiteit
  • Doelmarkt(en)

Huidige website

Overzicht

  • <website url> 
  • Launch: <when it was launched> 
  • Platform: <name of the platform>
  • Integrations: <any current integrations>
  • Host: <host company>
  • Code repository: <platform used>

Huidige pijnpunten

Maak een inventaris van wat wel en niet werkt van uw huidige website. Hoe specifieker je bent, hoe beter. Geef aan welke objectieven uw website momenteel niet haalt. Genereert de website niet genoeg leads? Kunnen gebruikers niet vinden wat ze zoeken? Vereisen eenvoudige updates veel ontwikkeltijd? 

Doelgroep(en) van uw website

Wie zijn je klanten? Welke klantengroepen wil je bedienen? Wat zijn de behoeften van deze klanten(groepen)? Van waar zullen je klanten komen? Hoe zal je je klantentrouw verhogen? Hoe zal je de tevredenheid van je klanten meten? 

Dit is cruciale informatie voor de website ontwerpers, ontwikkelaars, strategen en copywriters – het type publiek zal alles bepalen, van functionaliteit tot UX en design.

Website doelstellingen

Identificeer de primaire doelstelling van uw website en noteer eventuele secundaire of tertiaire doelstellingen in deze sectie. Een website met als doel de verkoopklare leads te vergroten, zal er heel anders uitzien en anders handelen dan een website met als primair doel om investeerders op te leiden.

Zorg dat de doelstellingen meetbaar zijn (SMART). Leg je KPI’s vast, en bepaal duidelijk in je lastenboek wat je verwacht van je implementatiepartner om deze doelstellingen te bereiken. 

Toptaken van je website

Een goede website is ingericht op toptaken. Toptaken zijn die dingen waarvoor de meeste bezoekers naar jouw website komen. Het doel van je website moet zijn om je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel te laten bereiken. Iemand die op je website terecht komt heeft vrijwel altijd een “probleem” en hij is op zoek naar een oplossing voor dat probleem. Je website moet dus zo opgebouwd zijn dat je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel te laten bereiken. De zaken die hem hierin ondersteunen, noemen we toptaken. 

Mogelijke toptaken zijn bijvoorbeeld contactgegevens, openingstijden, prijzen en offerte aanvragen, reserveren en bestellen. Dus een lijst van de nodige functionaliteiten hoort hier ook thuis. 

Uw verwachtingen

Wees duidelijk wat u verwacht. Hoe specifieker u bent met betrekking tot deze vereisten, hoe nauwkeuriger de schatting die uw leveranciers u kunnen geven. Dit is anders dan de doelstellingen van uw nieuwe website, die gaan over doelen; dit deel gaat over specifieke zaken die u wil uitgevoerd zien door uw implementatiepartner: 

  • Usability studie
  • Informatie-architectuur
  • Wireframes
  • Grafisch ontwerp
  • Functionaliteiten: ondersteunde talen, statische pagina’s, webshop, ledenportaal, integraties met externe systemen, …
  • Gebruikte technologie
  • Copywriting, SEO optimalisatie
  • Illustraties, foto’s, infographics, …
  • Migratie van de content

Planning

Leg aan de leveranciers uit wanneer de volgende stappen worden gezet: 

  • Verwachte ontvangst voorstellen
  • Keuze shortlist
  • Bespreking offerte, eventueel presentaties en demo
  • Finale keuze
  • Project kick-off
  • Voorziene go live datum

Wees niet te enthousiast: kies voor een realistische planning.

Verwachte offerte structuur

Elk web agency heeft een eigen verkoopproces. Door een duidelijk overzicht te geven van wat u verwacht, kunt u de reacties standaardiseren, zodat u de voorstellen in uw besluitvorming kunt vergelijken.

  • Kort overzicht van uw bedrijf
  • Management summary: hoe gaat u onze digitale doelstellingen bereiken? 
  • Budget en beschrijving van de projecttaken (conform aan uw verwachtingen)
  • Voorgesteld platform/CMS (technology stack)
  • Projectplanning van kick off tot go live
  • Omschrijving van het projectteam
  • Gelijkaardige referenties
  • Onderscheidende factoren
  • Prijsbepaling met eventuele optionele elementen
  • Algemene voorwaarden

Relevante artikels

Seo what to do and not to do
5 min

SEO checklist: what to do and not to do

Zoekmachineoptimalisatie (Search Engine Optimization) is het vindbaar maken van je website. Het legt de focus op organische zoekresultaten, anders dan bij bijvoorbeeld SEA (Search Engine Advertising) waar je …
4 min

De digitale aanpak van Dazzle (en wat jij daaruit kan leren)

Je digitale luik is een volwaardige bedrijfsentiteit die vraagt om een aparte aanpak en een plan dat uitlijnt waar je naartoe wil met je onlinekanaal.
2 min

Content is king, maar waarom eigenlijk?

Het belang van content marketing blijft groeien. Maar wat maakt content nu zo belangrijk? Dazzle geeft je vijf redenen waarom content marketing een onmisbaar onderdeel is van jouw …

Zoeken

Contact

Contact

Nieuwsbrief

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en kies je favoriete onderwerpen.

>>>