Een Request for Proposal (RFP) (of lastenboek) is een document dat door een bedrijf (de klant) wordt opgesteld voor de selectie van een partner voor de realisatie van uw project. Een RFP omschrijft uw eisen en wensen, het communiceert in duidelijke taal aan potentiële leveranciers, en het stelt u in staat om hun offertes te vergelijken en te beoordelen. Dus: het legt het proces vast hoe een bedrijf een leverancier kiest.
Maar besef ook dat heel wat webdesign bedrijven het haten om te reageren op RFP’s en zullen weigeren om deel te nemen na het lezen van uw lastenboek. Dus, u kiest niet alleen een leverancier – je hoopt ook dat ze u kiezen. De RFP is ook een middel om potentiële leveranciers te overtuigen van uw project zodat ze de nodige moeite zullen doen om te antwoorden.
Het succes van een website hangt af van 3 factoren:
Het succes van een ICT project valt of staat altijd met de klant, de implementatiepartner en de gebruikte technologie.
In deze sectie moet u de essentiële informatie opnemen waarnaar leveranciers die de RFP ontvangen zullen zoeken om een eerste beslissing te nemen of het project hun tijd waard is. Als u dit onderdeel goed krijgt, zullen waarschijnlijk meer leveranciers de rest van de RFP daadwerkelijk doorlezen.
In deze sectie moet u uw bedrijf in één of twee alinea’s introduceren. U wilt lezers niet overspoelen met onnodige details, maar voldoende informatie opnemen zodat degenen die nog nooit van u hebben gehoord een idee krijgen van uw bedrijf:
Maak een inventaris van wat wel en niet werkt van uw huidige website. Hoe specifieker je bent, hoe beter. Geef aan welke objectieven uw website momenteel niet haalt. Genereert de website niet genoeg leads? Kunnen gebruikers niet vinden wat ze zoeken? Vereisen eenvoudige updates veel ontwikkeltijd?
Wie zijn je klanten? Welke klantengroepen wil je bedienen? Wat zijn de behoeften van deze klanten(groepen)? Van waar zullen je klanten komen? Hoe zal je je klantentrouw verhogen? Hoe zal je de tevredenheid van je klanten meten?
Dit is cruciale informatie voor de website ontwerpers, ontwikkelaars, strategen en copywriters – het type publiek zal alles bepalen, van functionaliteit tot UX en design.
Identificeer de primaire doelstelling van uw website en noteer eventuele secundaire of tertiaire doelstellingen in deze sectie. Een website met als doel de verkoopklare leads te vergroten, zal er heel anders uitzien en anders handelen dan een website met als primair doel om investeerders op te leiden.
Zorg dat de doelstellingen meetbaar zijn (SMART). Leg je KPI’s vast, en bepaal duidelijk in je lastenboek wat je verwacht van je implementatiepartner om deze doelstellingen te bereiken.
Een goede website is ingericht op toptaken. Toptaken zijn die dingen waarvoor de meeste bezoekers naar jouw website komen. Het doel van je website moet zijn om je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel te laten bereiken. Iemand die op je website terecht komt heeft vrijwel altijd een “probleem” en hij is op zoek naar een oplossing voor dat probleem. Je website moet dus zo opgebouwd zijn dat je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel te laten bereiken. De zaken die hem hierin ondersteunen, noemen we toptaken.
Mogelijke toptaken zijn bijvoorbeeld contactgegevens, openingstijden, prijzen en offerte aanvragen, reserveren en bestellen. Dus een lijst van de nodige functionaliteiten hoort hier ook thuis.
Wees duidelijk wat u verwacht. Hoe specifieker u bent met betrekking tot deze vereisten, hoe nauwkeuriger de schatting die uw leveranciers u kunnen geven. Dit is anders dan de doelstellingen van uw nieuwe website, die gaan over doelen; dit deel gaat over specifieke zaken die u wil uitgevoerd zien door uw implementatiepartner:
Leg aan de leveranciers uit wanneer de volgende stappen worden gezet:
Wees niet te enthousiast: kies voor een realistische planning.
Elk web agency heeft een eigen verkoopproces. Door een duidelijk overzicht te geven van wat u verwacht, kunt u de reacties standaardiseren, zodat u de voorstellen in uw besluitvorming kunt vergelijken.
Dazzle BV
Kerkstraat 106
9050 Gent
