Appel d'offres pour un site web

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Une demande de proposition (DP) (ou cahier des charges) est un document préparé par une entreprise pour sélectionner un partenaire pour la réalisation d'un projet. Un appel d'offres décrit leurs exigences et leurs souhaits, il les communique en langage clair aux fournisseurs potentiels et leur permet de comparer et d'évaluer les offres.

Le problème, c'est que beaucoup d'entreprises de conception de sites Web répugnent à répondre aux appels d'offres. Donc, vous ne choisissez pas simplement un fournisseur. Vous espérez aussi qu'ils vous choisissent.

Découvrez ici comment rédiger un bon cahier des charges.

Objectif d'un appel d'offres

Une demande de proposition (DP) (ou cahier des charges) est un document préparé par une entreprise (le client) pour la sélection d'un partenaire pour la réalisation de votre projet. Un appel d'offres définit vos exigences, il les communique en langage clair aux fournisseurs potentiels et il vous permet de comparer et d'évaluer leurs offres. Ainsi, il définit le processus de sélection d'un fournisseur par une entreprise. 

Mais sachez aussi que de nombreuses sociétés de conception de sites Web détestent répondre aux appels d'offres et refuseront de participer après avoir lu vos spécifications. Ainsi, vous ne vous contentez pas de choisir un fournisseur, vous espérez qu'il vous choisira. L'appel d'offres est également un moyen de convaincre les fournisseurs potentiels de votre projet afin qu'ils fassent l'effort nécessaire pour y répondre. 

Facteurs de réussite d'un projet de site web

Le succès d'un site web dépend de trois facteurs : 

  • Contenu: exceller dans votre message : 
    • Qu'allez-vous publier en ligne ? Quel est votre message promotionnel ? Et votre proposition de valeur en ligne? L'information est-elle qualitative ? Est-il possible de personnaliser l'information pour le visiteur ? 
    • Les fonctionnalités nécessaires sont-elles disponibles (information, service clientèle, commerce électronique, intégration avec d'autres systèmes, etc.) 
    • Votre référencement hors-page et sur-page est-il correct ? 
  • Expérience utilisateur et l'expérience : 
    • L'architecture de l'information est-elle optimale pour que les visiteurs puissent tout trouver rapidement et que la structure soit logique ? 
    • La conception graphique reflète-t-elle votre marque ? Et est-ce que l'aspect et la convivialité plaisent à votre public cible ? Votre site web est-il accessible sur toutes les plates-formes (mobile ready) ?
    • Hébergement: quelle est la rapidité du site web ? Et qu'en est-il de la disponibilité ? 
  • Promotion (= marketing numérique) : un texte parfait avec une belle interface utilisateur, c'est bien. Mais à quoi bon si votre public cible ne peut pas vous trouver ? Le marketing numérique mérite donc l'attention nécessaire.
    • Quels canaux allez-vous utiliser pour commercialiser votre site web : médias sociaux, référencement, marketing par courriel...
    • Mesure des résultats : comment allez-vous mesurer les visiteurs, les transactions (commerce électronique) et la satisfaction des utilisateurs ?

Critères de sélection pour un projet de site web

La réussite d'un projet TIC dépend toujours du client, du partenaire de mise en œuvre et de la technologie utilisée. 

  • Fournisseur
    • Culture : y a-t-il une adéquation avec vous en tant que client ? 
    • Connaissance du secteur (si nécessaire) : la connaissance préalable de votre secteur est-elle importante ? Si oui, le fournisseur dispose-t-il des connaissances nécessaires ? 
    • Quel est leur client idéal : taille de l'entreprise, secteur, budget ? Êtes-vous suffisamment important en tant que client potentiel ? Ou le projet est-il un peu trop grand ? 
    • Qualité de l'équipe de projet
    • Outils de projet pour la communication
    • Manuel de qualité, processus de mise en œuvre 
  • Client
    • Culture
    • Équipe du projet
    • Connaissance du domaine (TIC, sites web, marketing numérique)
  • Plate-forme (technologie) :
    • Maintenabilité
    • Prospective
    • Modularité

Structurer les spécifications du site web

Intro / Aperçu du projet

Dans cette section, vous devez inclure les informations essentielles que les vendeurs recevant l'appel d'offres rechercheront pour prendre une première décision sur l'intérêt du projet. Si cette section est bien faite, les vendeurs seront plus nombreux à lire le reste des spécifications de votre site.

Aperçu des activités

Dans cette section, vous devez présenter votre entreprise en un ou deux paragraphes. Vous ne voulez pas inonder les lecteurs de détails inutiles, mais donnez suffisamment d'informations pour que ceux qui n'ont jamais entendu parler de vous puissent se faire une idée de votre activité : 

  • Nom de l'entreprise, adresse, filiales
  • Chiffres clés : employés, chiffre d'affaires
  • Activité
  • Marché(s) cible(s)

Site web actuel

Vue d'ensemble

  • <website url> 
  • Lancement : <when it was launched> 
  • Plate-forme : <name of the platform>
  • Intégrations : <any current integrations>
  • Hôte : <host company>
  • Dépôt de code : <platform used>

Points douloureux actuels

Faites l'inventaire de ce qui fonctionne et ne fonctionne pas sur votre site Web actuel. Plus vous êtes précis, mieux c'est. Identifiez les objectifs que votre site Web n'atteint pas actuellement. Le site web ne génère pas assez de prospects ? Les utilisateurs ne trouvent pas ce qu'ils recherchent ? Les mises à jour simples nécessitent-elles beaucoup de temps de développement ? 

Groupe(s) cible(s) de votre site web

Qui sont vos clients ? Quels groupes de clients voulez-vous servir ? Quels sont les besoins de ces clients (groupes) ? D'où viendront vos clients ? Comment allez-vous fidéliser vos clients ? Comment allez-vous mesurer la satisfaction de vos clients ? 

Il s'agit d'une information cruciale pour les concepteurs de sites Web, les développeurs, les stratèges et les rédacteurs. Le type d'audience déterminera tout, de la fonctionnalité à l'UX et au design.

Objectifs du site web

Identifiez l'objectif principal de votre site Web et notez tout objectif secondaire ou tertiaire dans cette section. Un site Web dont l'objectif est d'augmenter le nombre de prospects prêts à vendre aura une apparence et un comportement très différents de ceux d'un site Web dont l'objectif principal est d'éduquer les investisseurs.

Assurez-vous que les objectifs sont mesurables (SMART). Définissez vos indicateurs clés de performance et indiquez clairement dans votre cahier des charges ce que vous attendez de votre partenaire de mise en œuvre pour atteindre ces objectifs. 

Les principales tâches de votre site web

Un bon site web est conçu en fonction des tâches les plus importantes. Les tâches principales sont celles pour lesquelles la plupart des visiteurs viennent sur votre site Web. L'objectif de votre site Web doit être d'aider vos visiteurs à atteindre leur objectif le plus rapidement possible. Une personne qui atterrit sur votre site web a presque toujours un "problème" et elle cherche une solution à ce problème. Votre site web doit donc être construit de manière à ce que vos visiteurs atteignent leur objectif le plus rapidement possible. Les choses qui le soutiennent dans cette tâche, nous les appelons les tâches supérieures. 

Les toptasks possibles sont par exemple les informations de contact, les heures d'ouverture, les demandes de prix et de devis, les réservations et les commandes. La liste des fonctionnalités nécessaires doit donc également figurer ici. 

Vos attentes

Soyez clair sur ce que vous attendez. Plus vous serez précis quant à ces exigences, plus l'estimation que vos vendeurs pourront vous donner sera exacte. Cette section est différente des buts de votre nouveau site Web, qui portent sur les objectifs ; elle concerne les actions spécifiques que vous souhaitez voir réalisées par votre partenaire de mise en œuvre : 

  • Étude d'utilisabilité
  • Architecture de l'information
  • Wireframes
  • Conception graphique
  • Fonctionnalités : langues prises en charge, pages statiques, boutique en ligne, portail pour les membres, intégrations avec des systèmes externes, ...
  • Technologie utilisée
  • Rédaction, optimisation du référencement
  • Illustrations, photos, infographies, ...
  • Migration du contenu

Planification

Expliquez aux fournisseurs quand les prochaines mesures seront prises : 

  • Date prévue de réception des propositions
  • Choix de la liste de présélection
  • Proposer des discussions, éventuellement des présentations et des démonstrations
  • Choix final
  • Lancement du projet
  • Date prévue pour la mise en service

Ne soyez pas trop enthousiaste : optez pour un planning réaliste.

Structure prévue de l'appel d'offres

Chaque agence web a son propre processus de vente. En donnant un aperçu clair de ce que vous attendez des spécifications de votre site Web, vous contribuerez à normaliser les réponses afin de pouvoir comparer les propositions dans votre processus de décision.

  • Brève présentation de votre entreprise
  • Résumé de gestion : comment allez-vous atteindre nos objectifs numériques ? 
  • Budget et description des tâches du projet (en fonction de vos attentes)
  • Plateforme/CMS proposée (pile technologique)
  • Planification du projet, du lancement à la mise en service
  • Description de l'équipe du projet
  • Références similaires
  • Facteurs distinctifs
  • Prix avec tout élément optionnel
  • Conditions générales

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