Lastenboek.

Een Request for Proposal (RFP of lastenboek) is een document dat door een bedrijf wordt opgesteld om een partner voor de realisatie van een project te selecteren. Een RFP omschrijft jouw eisen en wensen in duidelijke taal aan potentiële leveranciers en stelt hen in staat om offertes te vergelijken en te beoordelen.

Probleem is dat heel wat webdesign bedrijven het verafschuwen om te reageren op RFP’s. Dus, jij kiest niet alleen een leverancier. Je hoopt ook dat ze voor jou kiezen.

Doel van een RFP

Een lastenboek legt eigenlijk het proces vast hoe een bedrijf een leverancier kiest. Maar besef ook dat heel wat webdesign bedrijven het haten om te reageren op RFP’s en zullen weigeren om deel te nemen na het lezen van jouw lastenboek. De RFP is dus ook een middel om potentiële leveranciers te overtuigen van jouw project zodat ze de nodige moeite zullen doen om te antwoorden. Je kan daarom maar beter een sterk lastenboek voorleggen. 

Succesfactoren voor een website project

Het succes van een website hangt af van drie factoren: 

  • Inhoud: blink uit in jouw boodschap: 
    • Wat ga je online publiceren? Wat is jouw wervende boodschap? En jouw value proposition? Is de informatie kwalitatief? Is het mogelijk om informatie te personaliseren naar de bezoeker?
    • Zijn de nodige functionaliteiten aanwezig (informatie, klantenservice, e-commerce, integratie met andere systemen, …)? 
    • Zitten jouw off-page en on-page SEO goed?
  • Gebruikerservaring en -beleving:
    • Is de informatie-architectuur optimaal zodat bezoekers alles snel terugvinden en er een logische structuur is?
    • Is de grafische uitwerking een weerspiegeling van jouw merk? En spreekt de look en feel het doelpubliek dat je voor ogen hebt aan? Is jouw website toegankelijk op alle platformen (mobile first)?
    • Hosting: hoe snel is de website? En wat met beschikbaarheid?
  • Promotie (marketing)
    • Een perfecte tekst met een prachtige user interface is mooi. Maar wat heb je eraan als je doelgroep je niet terug kan vinden? Het marketing gedeelte van je verhaal verdient dus de nodige aandacht.
    • Welke kanalen ga je gebruiken om jouw website op de markt te brengen: sociale media (welke?), SEO, e-mailmarketing, Google advertising, …
    • Resultaten meten: hoe ga je de bezoekers, transacties (e-commerce) en gebruikerstevredenheid meten? Meten is weten!

Selectiecriteria voor een websiteproject

Het succes van een ICT project valt of staat altijd met de klant, de implementatiepartner en de gebruikte technologie.

  • Klant
    • Cultuur: is er een fit met de leverancier?
    • Projectteam
    • Domeinkennis (ICT, websites, marketing)
  • Leverancier (implementatiepartner)
    • Cultuur: is er een fit met jou als klant?
    • Sectorkennis: is voorkennis van jouw sector belangrijk? Indien ja, heeft de leverancier de nodige kennis in huis?
    • Ideale klant: denk aan grootte onderneming, sector, budget? Ben je wel belangrijk genoeg als potentiële klant? Of is het project een maatje te groot
    • Kwaliteit van het projectteam
    • Project tools voor communicatie
    • Kwaliteitshandboek, proces voor implementatie
  • Platform (technologie)
    • Onderhoudbaarheid
    • Toekomstgerichtheid
    • Moduleerbaarheid

Opbouw website lastenboek

Intro / Project Overzicht

In deze sectie moet je de essentiële informatie opnemen waarnaar leveranciers die de RFP ontvangen, zullen zoeken om een eerste beslissing te nemen of het project hun tijd waard is. Als je dit onderdeel in orde krijgt, zullen waarschijnlijk meer leveranciers de rest van het lastenboek voor je website daadwerkelijk doorlezen.

Bedrijfsoverzicht

In deze sectie moet je jouw bedrijf in één of twee alinea’s introduceren. Je wil lezers niet overspoelen met onnodige details, maar voldoende informatie opnemen zodat degenen die nog nooit van jou hebben gehoord een idee krijgen van je bedrijf:

  • Bedrijfsnaam, adres, vestigingen
  • Kerncijfers: personeelsleden, omzet
  • Activiteit
  • Doelmarkt(en)

Huidige website

Overzicht
  • <website url> 
  • Launch: <when it was launched> 
  • Platform: <name of the platform>
  • Integrations: <any current integrations>
  • Host: <host company>
  • Code repository: <platform used>

Huidige pijnpunten

Maak een inventaris van wat wel en niet werkt op je huidige website. Hoe specifieker je bent, hoe beter. Geef aan welke objectieven jouw website momenteel niet haalt. Genereert de website niet genoeg leads? Kunnen gebruikers niet vinden wat ze zoeken? Vereisen eenvoudige updates veel ontwikkeltijd?

Doelgroep(en) van jouw website

Wie zijn je klanten? Welke klantengroepen wil je bedienen? Wat zijn de behoeften van deze klanten(groepen)? Van waar zullen je klanten komen? Hoe zal je je klantentrouw verhogen? Hoe zal je de tevredenheid van je klanten meten?
Dit is cruciale informatie voor de website ontwerpers, ontwikkelaars, strategen en copywriters – het type publiek zal alles bepalen, van functionaliteit tot UX en design.

Website doelstellingen

Identificeer de primaire doelstelling van je website en noteer eventuele secundaire of tertiaire doelstellingen in deze sectie. Een website met als doel de verkoopklare leads te vergroten, zal er heel anders uitzien en anders handelen dan een website met als primair doel om investeerders op te leiden.
Zorg dat de doelstellingen meetbaar zijn (SMART). Leg je KPI’s vast, en bepaal duidelijk in je lastenboek wat je verwacht van je implementatiepartner om deze doelstellingen te bereiken.

Toptaken van je website

Een goede website is ingericht op toptaken. Toptaken zijn die dingen waarvoor de meeste bezoekers naar jouw website komen. Het doel van je website moet zijn om je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel te laten bereiken. Iemand die op je website terecht komt heeft vrijwel altijd een “probleem” en hij is op zoek naar een oplossing voor dat probleem. Je website moet dus zo opgebouwd zijn dat je bezoekers zo vlot mogelijk hun doel kunnen bereiken. De zaken die hem hierin ondersteunen, noemen we toptaken.

Mogelijke toptaken zijn bijvoorbeeld contactgegevens, openingstijden, prijzen en offerte aanvragen, reserveren en bestellen. Onder andere een lijst van de nodige functionaliteiten hoort hier thuis.

Jouw verwachtingen

Wees duidelijk wat je verwacht. Hoe specifieker je bent met betrekking tot deze vereisten, hoe nauwkeuriger de schatting die leveranciers je kunnen geven. Dit is anders dan de doelstellingen van de nieuwe website; dit deel gaat over specifieke zaken die je wil uitgevoerd zien door jouw implementatiepartner:

  • Usability studie
  • Informatie-architectuur
  • Wireframes
  • Grafisch ontwerp
  • Functionaliteiten: ondersteunde talen, statische pagina’s, webshop, ledenportaal, integraties met externe systemen, …
  • Gebruikte technologie
  • Copywriting, SEO-optimalisatie
  • Illustraties, foto’s, infographics, …
  • Migratie van de content

Planning

Leg aan de leveranciers uit wanneer de volgende stappen worden gezet: 

  • Verwachte ontvangst voorstellen
  • Keuze shortlist
  • Bespreking offerte, eventueel presentaties en demo
  • Finale keuze
  • Project kick-off
  • Voorziene go live datum

 

Wees niet te enthousiast en kies voor een realistische planning.

Verwachte offertestructuur

Elk web agency heeft een eigen verkoopproces. Door een duidelijk overzicht te geven van wat je verwacht in het lastenboek voor uw website kunt u de reacties standaardiseren, zodat je de voorstellen in je besluitvorming kan vergelijken.

  • Kort overzicht van jouw bedrijf
  • Management summary: hoe ga je onze digitale doelstellingen bereiken?
  • Budget en beschrijving van de projecttaken (conform aan jouw verwachtingen)
  • Voorgesteld platform/CMS (technology stack)
  • Projectplanning van kick off tot go live
  • Omschrijving van het projectteam
  • Gelijkaardige referenties
  • Onderscheidende factoren
  • Prijsbepaling met eventuele optionele elementen
  • Algemene voorwaarden

Relevante artikels.

5 min

7 tips voor goede social media posts in 2022

Hoe maak je goede social media posts? Hoe vaak moet je posten op Facebook? Wanneer post je best? En wat is goede content? Lees onze 7 tips!
5 min

SEO checklist: what to do and not to do

Zoekmachineoptimalisatie (Search Engine Optimization) is het vindbaar maken van je website. Het legt de focus op organische zoekresultaten, anders dan bij bijvoorbeeld SEA (Search Engine Advertising) waar je …

Zoeken

Contact

Nieuwsbrief

Contact

Dazzle BV
Braemstraat 127
9050 Gentbrugge

+32 475 60 38 94
info@dazzle.be

BE 0873.618.820

Nieuwsbrief

Schrijf je nu in voor onze maandelijkse nieuwsbrief en kies je favoriete onderwerpen.

>>>